Инструменты пользователя

Инструменты сайта


методика_итс

Методика учёта информационно-технологического сопровождения

Методика выполнения работ по информационно-технологическому сопровождению (далее ИТС) пользователей программных продуктов (далее ПП) в конфигурации ЭСТИ: Управление фирмой-франчайзи включает в себя следующие разделы:

  1. Подготовка подсистемы к работе - настройка параметров работы подсистемы, заполнение справочников;
  2. Работа с подписчиками – поиск клиентов на ИТС, заключение, продление и восстановление договоров ИТС, фиксация и анализ отвалов;
  3. Оформление договоров, заявок и работ по ИТС – заключение договоров, оформление заявок на поставку 1С: ИТС, создание запланированных взаимодействий с клиентами по работам ИТС;

1. Подготовка подсистемы к работе

Перед началом работы с подсистемой необходимо настроить параметры её работы.

В справочники, содержащие информацию о видах подписок 1С:ИТС и периодах видов подписок, вручную добавлять новые элементы не требуется, т.к. они уже заполнены предопределёнными значениями.

Необходимо подготовить предопределённые элементы, заполнив в них реквизиты, необходимые для дальнейшей работы подсистемы 1С: ИТС.

Далее, необходимо определить, какой объём регулярных работ необходимо включить в договоры на 1С: ИТС по каждому виду подписки. Для этого необходимо создать и заполнить элементы справочника "Пакеты работ", а также указать, каким видам подписок соответствуют добавленные пакеты работ.

Проверить соответствие сумм запланированных регулярных работ по видам подписок разнице продажной и закупочной сумм по которым мы продаём и покупаем подписки 1С: ИТС можно в печатной форме списка видов подписок.

2. Работа с подписчиками

Регистрация сведений о программных продуктах клиентов

Сведения о клиентах, которым требуется ИТС ПП, получаются из подсистем «Управление продажами» и «Программные продукты и базы данных 1С» по данным о зарегистрированных ПП клиентов. Регистрация ПП может производиться как вследствие продажи программ нашей организацией, так и в результате регистрации ПП сторонних клиентов, которые приобретали программы не у нас.

Зарегистрировать сведения о программных продуктах клиентов можно с помощью двух документов:

Получение информации о клиентах, которым необходимо ИТС

После того, как в информационной базе будут зарегистрированы ПП, а также будут определены требования по их сопровождению, в системе появляется возможность определить, какие из ПП (с точностью до регистрационного номера) нуждаются в ИТС.

Как определить, для каких ПП необходимо оформить льготное (бесплатное) ИТС?

Определить клиентов, для которых есть возможность оформить льготную (бесплатную) подписку на ИТС можно следующими способами:

  • Сформировать отчёт «Программные продукты контрагентов», вариант "Льготные подписки". Этот способ позволит получить список клиентов в печатном виде;
  • Открыть обработку "Автоматизированное рабочее место. Подсистема ИТС" и установить отбор по колонке «Есть льготная подписка». Такой способ позволит не только получить список клиентов, но и получить большой объём дополнительной информации по подпискам;
  • Сформировать отчёт "Бесплатные подписки 1С:ИТС". Отчёт позволит проконтролировать, правильно ли были оформлены бесплатные подписки и не были ли оформлены «лишние» бесплатные подписки.

Как определить, для каких ПП необходимо продлить платное ИТС?

Как определить, для каких ПП возможно восстановить платное ИТС?

Как зафиксировать, для каких ПП не произойдёт продление платного ИТС (т.н. отвал) и проанализировать причины, почему это произошло?

Регистрация потерянных клиентов производится установкой стадии взаимоотношения с клиентом в значение "Потерянный клиент". При этом, такой клиент автоматически не исчезает из отчётов и списков, но его наименование начинает отображаться красным цветом. При необходимости, в отчётах и списках можно установить отбор по стадии взаимоотношения и не показывать потерянных клиентов.

Для анализа причин отвала клиентов необходимо сформировать отчёт «Программные продукты контрагентов», вариант "Потерянные клиенты", в котором отображаются сведения о клиентах со статусом «Потерянный клиент», а также дата установки статуса и комментарием к нему.

Также можно открыть обработку "Автоматизированное рабочее место. Подсистема ИТС" и установить отбор списка по колонке «Класс». Это позволит не только получить список потерянных клиентов, но и увидеть историю взаимоотношений с клиентом (подписки, события, заказы и т.д.).

3. Оформление договоров, заявок и работ по ИТС

Оформление предложения клиенту и договора на 1С: ИТС

Начать работу с клиентом по договору ИТС можно с создания документа "Коммерческое предложение франчайзи", в котором предложить клиенту несколько вариантов подписок на информационно-технологическое сопровождение на выбор.

Затем, когда клиент определится с одним из вариантов, указанных в коммерческом предложении, этот вариант необходимо установить основным и ввести на основании коммерческого предложения документ "Договор на 1С: ИТС". При этом, договор автоматически заполняется только по той номенклатуре основного варианта коммерческого предложения, для которой нашлось соответствие номенклатуре периодов видов подписок.

После оформления документа "Договор на 1С: ИТС", на его основании необходимо ввести документ «Заказ покупателя» и отправить клиенту счёт на оплату. Во всех версиях ЭСТИ: Управление фирмой-франчайзи можно автоматически сформировать исходящее электронное письмо с печатной формой счёта.

В том случае, если документ "Договор на 1С: ИТС" необходимо оформить только на основании оплаченного клиентом заказа покупателя, можно изменить схему оформления документов. Сначала ввести заказ покупателя на основании документа "Коммерческое предложение франчайзи", а затем на основании заказа покупателя ввести документ "Договор на 1С: ИТС". Оба варианта оформления документов в конфигурации действуют равнозначно.

Оформление заявок на поставку 1С: ИТС

Документ "Заявка на поставку 1С: ИТС" заполняется автоматически по всем подпискам из документов "Договор на 1С: ИТС", для которых ещё не оформлены документы "Оформление подписки 1С: ИТС".

Процесс создания сводной заявки на поставку 1С: ИТС по всем клиентам сводится к тому, что документы договоров на 1С: ИТС подготавливаются, подписываются у клиентов, по ним поступает оплата и когда подписки по договору готовы к оформлению, в договоре устанавливается одно из состояний договора, при котором договор формирует «прочие» движения в системе.

Затем документ "Заявка на поставку 1С: ИТС" автоматически заполняется по всем подготовленным договорам и на её основании создаётся электронное письмо исходящее, в котором заполненный файл заявки отправляется дистрибьютору.

Оформление подписок 1С: ИТС и создание запланированных взаимодействий с клиентами

После того, как от дистрибьютора получено подтверждение оформления подписок 1С: ИТС, информация по которым была отправлена в заявке на поставку 1С: ИТС, необходимо на основании документов "Договор на 1С: ИТС" ввести документы "Оформление подписки 1С: ИТС".

После того, как документы "Оформление подписки 1С: ИТС" созданы, необходимо при помощи обработки "Создание запланированных взаимодействий" ежемесячно формировать пакет документов для планирования выполнения работ у клиентов согласно пакетам работ, соответствующим видам подписок клиентов.

Таким образом, работа подсистемы "Договоры 1С: ИТС" заканчивается на определении состава работ по договорам 1С: ИТС, а затем начинается работа подсистемы «Выполнение работ», в рамках которой можно отдельно контролировать выполнение работ по договорам 1С: ИТС.

Контроль оформления документов

После выполнения действий по оформлению договоров и заявок, в списке документов "Договор на 1С: ИТС" для договоров, по которым уже сформированы заявки на поставку, флаг «Есть заявка на поставку 1С: ИТС» отображается установленным. Для договоров, по которым уже созданы документы "Оформление подписки 1С: ИТС", флаг «Есть оформление подписки» отображается установленным.

В списке документов "Заявка на поставку 1С: ИТС" по отправленным заявкам флаги «Электронное письмо по заявке создано» и «Электронное письмо по заявке отправлено» также отображаются установленными.

Таким образом, используя отборы в списках документов можно контролировать по всем ли подготовленным договорам на 1С: ИТС созданы заявки и все ли заявки отправлены дистрибьютору.

Как определить, какие договоры на 1С: ИТС ещё не до конца оформлены?

Определить договоры на 1С :ИТС, которые ещё не до конца оформлены, можно следующими способами:

  • Сформировать отчёт «Заключенные договоры» и установить отбор:
  • Открыть список документов "Договор на 1С: ИТС" и установить отбор в колонке "Состояние договора" по состоянию «Договор создан» или по другому состоянию, обозначающему состояние не до конца оформленного договора.

Как определить, по каким оформленным договорам на 1С: ИТС не сформирована заявка на 1С: ИТС?

Определить оформленные договоры на 1С :ИТС, по которым ещё не был сформирован документ «Заявка на поставку 1С: ИТС», можно следующими способами:

  • Сформировать отчёт «Подписки 1С: ИТС» и установить в поле "Состояние подписки" отбор по значению «Создан договор на поставку»;
  • Открыть список документов "Договор на 1С: ИТС" и установить отбор:
    • в колонке "Состояние договора" по состоянию «Договор оформлен и подписан» или по другому состоянию, обозначающему состояние полностью оформленного договора;
    • в колонке «Есть заявка на поставку 1С: ИТС» по значению «Ложь».

Как определить, по каким оформленным заявкам на поставку 1С: ИТС не отправлены файлы заявок дистрибьютору?

Определить оформленные заявки на поставку 1С: ИТС, по которым ещё не был сформирован документ "Электронное письмо исходящее", можно следующим способом:

  • Открыть список документов "Заявка на поставку 1С: ИТС" и установить отбор в колонке «Электронное письмо по заявке создано» по значению «Ложь».

Определить оформленные заявки на поставку 1С: ИТС, по которым был сформирован документ "Электронное письмо исходящее", но письмо ещё не отправлено, можно следующим способом:

  • Открыть список документов "Заявка на поставку 1С: ИТС" и установить отбор
    • в колонке «Электронное письмо по заявке создано» по значению «Истина»;
    • в колонке «Электронное письмо по заявке отправлено» по значению «Ложь».

Как определить, по каким оформленным договорам на 1С: ИТС не сформировано оформление подписки 1С: ИТС?

Определить оформленные договоры на 1С :ИТС, по которым ещё не был сформирован документ "Оформление подписки 1С: ИТС", можно следующими способами:

  • Сформировать отчёт «Подписки 1С: ИТС» и установить в поле "Состояние подписки" отбор по значению «Оформлена заявка на поставку»;
  • Открыть список документов "Договор на 1С: ИТС" и установить отбор:
    • в колонке "Состояние договора" по состоянию «Договор оформлен и подписан» или по другому состоянию, обозначающему состояние полностью оформленного договора;
    • в колонке «Есть оформление подписки» по значению «Ложь».

Количественный учёт выпусков 1С: ИТС

Количественный учёт доставки выпусков (дисков) 1С: ИТС ведётся при помощи документов «Приходный ордер на товары», «Расходный ордер на товары», а также при помощи документов выполнения работ - «Задание сотруднику», «Выполнение задания» и «Лист учета рабочего времени».

Оприходование выпусков 1С: ИТС

Оприходование выпусков 1С: ИТС выполняется документом «Приходный ордер». При оформлении поступления выпусков 1С: ИТС от дистрибьютора можно нажать в документе кнопку «Заполнить выпусками 1С: ИТС». Что бы документ автоматически заполнился по данным подсистемы учёта договоров 1С: ИТС, необходимо в справочнике «Виды подписок» установить свойство «Номенклатура выпуска», а в документе «Договор ИТС» заполнить строку «Номенклатура выпуска».

Передача выпусков 1С: ИТС сотрудникам

При автоматическом формировании запланированных взаимодействий, для тех договоров 1С: ИТС, у которых указан предопределённый вид доставки «Доставка сервис-инженером» или любой другой вид доставки со способом доставки «Сотрудником», будут также формироваться документы «Расходный ордер на товары».

Документы «Расходный ордер на товары» будут автоматически списывать выпуски 1С: ИТС со склада и оприходовать эти выпуски в регистре "Доставка подписок 1С: ИТС" без указания сотрудника, который должен доставить выпуск.

Документ "Задание сотруднику", сформированный автоматически, будет перемещать выпуск 1С: ИТС на сотрудника, который должен доставить выпуск клиенту.

Доставка выпусков 1С: ИТС

Документы «Выполнение задания» и "Лист учета рабочего времени", которые закрывают «Задание сотруднику», также будут автоматически закрывать доставку выпуска 1С: ИТС.

Отчётность по доставке выпусков 1С: ИТС

Подробную информацию по движениям в регистре "Доставка подписок 1С: ИТС" можно посмотреть в отчёте "Доставка подписок 1С: ИТС".

методика_итс.txt · Последние изменения: 2015/05/05 09:13 — Елена