В типовых конфигурациях 1С реализованы два стандартных способа доставки документов сотрудникам клиентов, это отправка документов по электронной почте и отправка документов в подсистеме ЭДО. Оба способа универсальны и функциональны, но в ряде случаев могут оказаться неэффективными при доставке документов, важных для фирмы-франчайзи 1С.

При том, что электронная почта является важнейшим инструментом деловой коммуникации, у процесса отправки важных документов по электронной почте есть ряд недостатков. Так, документы, отправленные по электронной почте, могут попасть в спам и тогда никакие сотрудники клиента не узнают об отправке этих документов. Письма, доставленные на общий адрес электронной почты клиента, могут затеряться в общем потоке электронных писем, могут быть не замечены ответственными сотрудниками, такие письма при разборе электронной почты могут переслать не тому сотруднику.

Подсистема ЭДО также не всегда полностью решает задачу доставки всех важных документов клиенту. Так, подсистема часто настроена на обмен преимущественно бухгалтерскими документами и не все сотрудники и менеджеры клиента, с которыми взаимодействуют фирмы-франчайзи 1С, имеют доступ к документам, полученным через ЭДО. Также, обмен документами в подсистеме ЭДО требует выполнения ряда подготовительных действий, зачастую сложных и небыстрых, а для некоторых клиентов ЭДО может быть и вовсе не настроен.

В это же время, сервис 1С-Коннект практически стал технологическим стандартом деловой коммуникации фирм-франчайзи 1С с клиентами. Сервис используется для ежедневного общения менеджеров и специалистов 1С напрямую с ответственными сотрудниками клиентов. Подключение новых клиентов к сервису происходит быстро и несложно. При отправке документов в 1С-Коннект, документы вместе с комментарием попадают непосредственно в чат, в котором ответственный сотрудник клиента общается на линии поддержки фирмы-франчайзи 1С.

Методика доставки документов из учётной системы фирмы-франчайзи 1С напрямую ответственным лицам клиентов через 1С-Коннект разработана для повышения эффективности и надёжности деловой коммуникации менеджеров и специалистов с клиентами.

Методика может быть использована для:

• Отправки вариантов текстов договоров для обсуждения и согласования с клиентами;
• Отправки заказов и счетов на оплату как бухгалтерам клиентов непосредственно для оплаты, так и менеджерам клиентов для ознакомления;
• Отправки сверок взаиморасчётов клиентам;
• Отправки клиентам печатных форм актов выполненных работ и расходных накладных;
• Отправки содержания заданий сотрудникам для ознакомления ответственных сотрудников клиентов;
• Отправки состава работ листов учёта рабочего времени для согласования с сотрудниками клиентов;
• Получения обратной связи от клиентов в виде оценок и комментариев к отправленным документам.

Для отправки документов необходимо сначала сформировать печатную форму одного или нескольких документов для отправки, а потом использовать команду "Отправить в 1С-Коннект...", которая расположена в форме печати документов в группе "Отправить":

Затем необходимо выбрать формат отправки документов:

По команде открывается форма отправки документов в 1С-Коннект:

При отправке автоматически заполняется отправитель файлов и комментария, организация, контрагент, ссылка на отправляемый документ, шаблон отправляемого комментария и сайт Личного кабинета фирмы-франчайзи 1С, на который выгружен отправляемый документ:

Если с контрагентом связано несколько клиентов в сервисе 1С-Коннект, то в списке можно выбрать любого из них. Также можно выбрать любого сотрудника клиента и любую доступную сотруднику клиента линию поддержки для отправки документов:

Комментарий, с которым будут отправлены документы, автоматически заполняется по шаблону. При необходимости, можно создать свой шаблон комментария, либо отредактировать текст, уже сформированный про выбранному шаблону.

Если отправляемый документ на данный момент уже выгружен на сайт Личного кабинета фирмы-франчайзи 1С, то в конце комментария автоматически добавляются ссылки для доступа к документу на сайте.

Если отправляется несколько документов, то ссылки для открытия документа в Личном кабинете добавляются для каждого документа.

Если для документов в Личном кабинете предусмотрено добавление оценки и комментария для обратной связи от клиента, то ссылки сопровождаются текстом о том, что сотрудник клиента может поставить оценку и добавить комментарий на сайте.

На странице "События в 1С-Коннект" отображаются все обращения и события (звонки, сеансы удалённого доступа и т.д.) всех сотрудников клиента на всех линиях поддержки, включая оценки, поставленные клиентами. Эта информация поможет как определить, кому из сотрудников клиента лучше отправить тот или иной вид документов, так и оценить текущее состояние взаимодействий с клиентом.

В нижней части формы расположен список отправляемых документов.

При необходимости можно открыть любой документ из списка, а также добавить или удалить документы.

После отправки документов и комментария к ним сотрудник клиента автоматически получает сообщение с приложенными файлами в чате выбранной линии поддержки.

Обратите внимание, что со временем файлы, приложенные к сообщению, будут удалены, т.к. сервис 1С-Коннект хранит отправленный файлы ограниченное время. Но, при этом, в тексте сообщения останутся ссылки на документы в Личном кабинете и сотрудник клиента в любое время сможет открыть отправленные документы на сайте.

При переходе по отправленной ссылке клиент может загрузить печатную форму документа в любое время, а также обсудить документ в системе взаимодействия Личного кабинета.

Если вид отправляемого документа предусматривает добавление оценки и комментария (обращения, задания, листы учёта), то клиент также может оценить и прокомментировать документ.

Обсуждение документа с клиентом, а также оценки и комментарии к ним, автоматически загружаются в учётную систему фирмы-франчайзи 1С.

В списке документов также отображается средняя оценка по всем установленным в Личном кабинете оценкам документов.

В списке шаблонов документов добавлены шаблоны комментариев отправки для различных видов документов.

Если нужно изменить шаблон, то рекомендуется скопировать предопределённый шаблон и внести в копию любые изменения. Копия нужна потому, что при каждом обновлении все предопределённые шаблоны возвращаются к исходному виду.

Шаблоны комментариев к отправке файлов в 1С-Коннект должны быть обязательно типа "Документ TXT".

Если для вида документа будет добавлено несколько шаблонов, то в форме отправки документов можно будет выбрать нужный шаблон из списка.

Основной вид шаблона для каждого вида документов, который будет устанавливаться по умолчанию, можно указать в таблице "Соответствие видов шаблонов шаблонам документов".